Strādājot nozarē, bieži nākas saskarties ar situācijām, kad uzņēmumi neizvērtē fiziskas apsardzes nepieciešamību un tādējādi ne tikai nelietderīgi tērē resursus, bet arī pilnvērtīgi neizmanto procesu optimizācijas iespējas. Iespējams, baidoties no tehnoloģijām, bet varbūt tādēļ, ka šim jautājumam vienkārši nepievērš lielu vērību. Tādēļ esam apkopojuši piecus būtiskus soļus kvalitatīva un nozares specifikai atbilstoša apsardzes pakalpojuma izvēlei.
1. Vai Jums vispār ir nepieciešama fiziskā apsardze?
Pirms iegādāties fizisku apsardzes pakalpojumu, vispirms vērts izvērtēt, vai uzņēmumam tāds ir nepieciešams. Nereti apsardzes funkciju iespējams īstenot ar tehniskiem risinājumiem, piemēram, turniketiem, videonovērošanas kamerām un pašapkalpošanās sistēmām, kā arī procedūru maiņu, piemēram, ieviešot viesu pārvaldības sistēmu.
Aprēķini liecina, ka viena diennakts apsardzes darbinieka nodarbināšana gada laikā izmaksā aptuveni 60 000 eiro. Par šādu summu uzņēmumu var aprīkot ar pilnīgu videonovērošanas sistēmu un automatizētu iekļūšanu ēkās un teritorijā, kā arī ieviest viesu pārvaldības sistēmu. Turklāt katrs nākamais gads šādas sistēmas uzturēšanai izmaksās vien pāris tūkstošu eiro gadā. Tādēļ, pirms pieņemt izvēli par fiziskas apsardzes pakalpojumu iegādi, jāatbild uz jautājumu – vai plānotās apsardzes funkcijas iespējams veikt ar citiem paņēmieniem?
2. Skaidra definīcija par apsardzes funkcijām
Ja pēc rūpīga izvērtējuma tomēr nonākat pie secinājuma, ka fiziskās apsardzes pakalpojums vai darbinieks uzņēmumam patiešām ir nepieciešams, skaidri jānodefinē, kas no šāda darbinieka vai pakalpojuma tiek sagaidīts un kādi būs apsardzes uzdevumi.
Vispirms jāsāk ar amata aprakstu. Tas palīdzēs precīzāk veikt apsardzes darbinieku atlasi un cenu aptauju starp potenciālajiem piegādātājiem, jo tiem būs izpratne par to, kas tiek sagaidīts. Šādā sarakstā jāiekļauj:
- Darbalaiks;
- Valodas prasmes;
- Darbalaika sadalījums jeb maiņas grafiks (apgaitu biežums, procedūru vispārējais pārskats, norādot, kādā pozīcijā darbinieks pavadīs lielāko daļu darbalaika);
- Galvenie darba uzdevumi;
- Nepieciešamās papildprasmes (darbs ar datoru, rentgeniekārtu, metāldetektoru, transportlīdzekļiem u.tml.);
- Bonusi un labumu grozs (apmaksātas pusdienas, atpūtai atvēlētais laiks, piemaksa par darba rezultātu sasniegšanu u.tml.).
Protams, apsardzes darbiniekam arīdzan jāzina, ar ko nodarbojas Jūsu uzņēmums.
3. Pakalpojuma sniedzēja atlase
Pirms iegādāties apsardzes pakalpojumu, noteikti jāveic priekšizpēte, lai atlasītu piemērotākos sadarbības partnerus. To var sākt, konsultējoties ar līdzīgiem uzņēmumiem reģionā. Atsauksmju iegūšana no uzņēmumiem, kuri darbojas Jūsu pārstāvētajā nozarē, ir būtiska, jo apsardzes pakalpojumu sniedzējiem nereti nav nepieciešamo zināšanu par Jūsu nozares specifiku. Piemēram, šim pakalpojumu sniedzējam var būt pieredze tirdzniecības centru apsardzē, bet tā nebūs piemērojama darbam ugunsbīstamā ražošanas objektā. Jāatceras, ka katrs uzņēmums ir unikāls un tāds pakalpojums, kas derēs vienam, var nebūt piemērots citam.
Tāpat būtiski apzināt, kuri pakalpojumu sniedzēji Jūsu reģionā sniedz fiziskās un tehniskās apsardzes pakalpojumus. Kad potenciālie sadarbības partneri ir atrasti, vērsieties pie tiem ar cenu aptauju vai pieprasījumu. Ja nepieciešams, uzaiciniet uz iepazīšanās sarunu un izklāstiet 1. un 2. punktā sagatavoto apsardzes pakalpojumu aprakstu.
Kaut gan apsardzes pakalpojumu sniedzēju cenas reizēm mēdz būt ļoti līdzīgas, kā papildu izvērtēšanas aspektus varat pieprasīt, piemēram:
- Operatīvo transportlīdzekļu skaitu;
- Tuvākās operatīvās grupas novietojuma vietu;
- Apsardzes organizatora vai klientu vadītāja izglītības un pieredzes aprakstu;
- Potenciālo apsardzes darbinieku pieredzes un izglītības aprakstu.
4. Materiāltehniskais nodrošinājums
Lai apsardzes pakalpojums būtu kvalitatīvs, nepietiek vien ar pieredzējuša partnera pakalpojuma līgumu. Papildus tam nepieciešams nodrošināt arī produktīvus darba apstākļus un tehniskos rīkus. Protams, šo sadaļu var piegādāt apsardzes pakalpojumu sniedzējs, bet, ja uzņēmums to dara pats, pakalpojumu sniedzēju nepieciešams nodrošināt vismaz ar šādiem rīkiem:
- Darba datoru;
- Darba viedtālruni (vēlams, triecienizturīgu);
- Speclīdzekļiem (rokudzelžiem, piparu gāzes baloniņu, steku);
- Individuālajiem aizsardzības līdzekļiem atkarībā no uzņēmuma darbības specifikas (piemēram, ausu aizbāžņiem, aizsargbrillēm, aizsargķiverēm, apaviem ar cieto purngalu u.tml.);
- Individuālo medicīnisko aptieciņu;
- Pārdomāti iekārtotu darbavietu, nodrošinot, piemēram, ergonomisko krēslu, regulējumu galdu, pielāgojamu apgaismojumu, gaisa ventilācijas sistēmu u.tml.
Vienmēr jāpatur prātā, ka apsardzes darbinieki uzņēmumā pavadīs visvairāk laika, tādēļ to lojalitāte pret Jūsu uzņēmumu būs tiešā mērā atkarīga no darba vides apstākļiem. Ērta un ergonomiska darbavieta, kas ļauj atrast ērtāko darba pozu un dažādot maiņas laikā veikto kustību daudzumu, palīdzēs ilgtermiņā nodrošināt produktivitāti.
5. Apmācību un kvalitātes kontroles sistēma
Kad esat nonākuši līdz kvalitatīvam un materiāli nodrošinātam apsardzes pakalpojumam, nedrīkst aizmirst par apmācību un kvalitātes kontroles sistēmu. Jāatceras, ka apsardzes darbinieks un pakalpojuma sniedzējs uzņēmumu glābs krīzes situācijā un ļauj ikdienas biznesa procesiem notikt netraucēti. Lai nodrošinātu, ka apsardzes pakalpojums ilgtermiņā nezaudē kvalitāti, bet gan to paaugstina, pasūtītājam jāizstrādā apmācību sistēma, kas veicinās apsardzes pakalpojuma sniedzēja zināšanu apguvi par Jūsu biznesu, tā riskiem un apsardzes veicamajām darbībām apdraudējumu gadījumā.
Apmācību sistēmu vēlams veidot vienkāršu un bez garām, juridiski sarežģītām instrukcijām. Piemēram, video un attēlu vai shematisku zīmējumu formātā, lai apmācību process būtu efektīvs. Būsim godīgi, 100 lappušu apmācību instrukciju neviens nelasīs.
Lai uzturētu darbinieku zināšanas, pēc apmācību pabeigšanas vēlams organizēt arī dažādas praktiskās simulācijas. Piemēram, par rīcību ugunsgrēka vai bruņota uzbrukuma gadījumā, kā arī darbībām, sastopoties ar aizdomīgiem priekšmetiem un agresīvām personām.
